各街道办事处，各镇、乡人民政府，市政府直属各单位：
近段时间，各地、各部门严格按照公文处理有关规定，认真做好公文办理和报送工作，公文质量明显提高，但也有部分单位公文处理和报送工作不够规范，主要表现为以下几个方面：
（一）格式不规范。一是上行文无签发人或签发人非本单位主要负责人且未说明理由。二是请示件缺少联系人及联系电话。三是发文机关标识不规范及标识位置印刷错误，上报公文的发文机关标识上边缘至版心上边缘位置未拉开至80mm，在发文时间之上标识落款机关等。四是版记不规范。版记应包括主题词、抄送、印发机关等要素，大部分公文都存在版记要素不全的情况。五是公文的字号、字体、字间距等不规范。
（二）文种使用不当。一是请示、意见、报告文种混用。二是报告中夹带请示事项。三是不规范使用文种，使用“汇报”、“建议”等作为上报文种。
（三）不按行文规则报送公文。不经过市政府办公室收文处理径报市政府、市政府办公室领导。
此外，在公文处理过程中，还存在着请示性事项未经部门协商直报市政府、擅自以单位名义向市政府领导个人报送请示性公文、报送纸质公文的同时未附带电子公文等问题。
针对上述问题，各乡镇（街道）、各部门办公室要认真对照《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》要求，落实针对性整改措施，进一步提高公文质量。
一、规范公文格式
（一）请示、报告、意见三个上行文种必须署签发人姓名，各乡镇（街道）、各部门报送市政府的公文，必须由主要负责人签发，主要负责人离职或外出学习、考察时，应由主持工作的负责人签发。
（二）请示、报告、意见三个上行文种的发文机关标识上边缘至版心上边缘距离必须拉开至80mm。
（三）发文时间之上不能标识落款机关。
（四）请示件必须在公文附注位置标注联系人及联系方式。
（五）版记各要素要齐全。
二、正确使用文种
请示用于向上级机关请求指示、批准，要求上级机关予以明确批复，凡属要钱、要物、要机构、要编制、要出境出国等问题，都要用请示。报告适用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问，并没有具体请示事项，一般不需要上级予以批复。意见用于上行文时，是针对重要问题提出见解和处理办法，要求上级予以批示或批转。
要正确区分使用请示、报告、意见等文种，凡属请求性事项，要求上级明确答复的，必须使用请示文种。属工作汇报性质的，使用报告文种。对某一问题、某项工作提出见解和处理办法，要求上级予以批示、批转的，使用意见文种。切不可出现请示、报告混用，在报告中夹带请示事项等问题。
三、按照行文规则报送公文。
市政府办公室秘书一科是受理上报公文的唯一窗口，报送市政府的公文必须经秘书一科收文办理，不得直接将公文报送至市政府、市政府办公室领导和市政府办公室其他科室的工作人员，亦不得将公文主送机关标注为市政府领导个人。
附件：上行文种排版说明图
二○○八年六月二十五日
注：公文版心大小为156mm（宽）×225mm（高），在A4纸张具体设置为上边距37mm，下边距35mm。左边距28mm，右边距26mm。下文所称行高为3号仿宋字体的行高。
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上行文种（请示、报告等）发文机关标识上边缘距版心上边缘要达到80mm（非上行文25mm）发文机关标识推荐使用小标宋字体55号，间距加宽1.5磅。（注：虚线在正文里不显示）
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发文字号在发文机关标识下空1行，左空1字，使用3号仿宋字体，六角括号
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签发人与发文字号同行。签发人用3号仿宋字体。签发人姓名用3号黑体，右空1字
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×××××文件
××〔2008〕××号 签发人：×××
公文标题在红色反线下空2行，2号小标宋字体，1行或多行居种排布
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××政府（部门）关于××的请示（报告）
主送机关在公文标题下空1行，用3号
仿宋字体顶格标注
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××××××：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
附件：1. ××××××××××
成文时间在正文、附件之下（一般情况下空3行，具体可视版面情况自行确定，以确保印章位置与正文同处一个页面），右空4字。用汉字标识，“零”写为“○”（具体可在word界面，点击插入选项，再选日期时间，里面就有标准的成文时间格式）
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印章加盖在成文时间之上。采用下套和中套方式。下套方式适用于下弧没有雕刻文字的印章（如瑞安市人民政府印章），加盖时仅以下弧压在时间上。中套方式适用于下弧雕刻有文字的印章（如瑞安市人民政府办公室印章，加盖时将印章中心线压在成文时间上
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2. ××××××××××
（印章）
二○○×年××月××日
（联系人：×××，联系电话：××××××）
公文如有附注（请示文种必须要有附注，即联系人、联系电话），在成文时间下空1行，左空2字，3号仿宋字体
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主题词在成文时间、附注之下，3号黑体顶格标注。主题词词目用3号小标宋标识，词目之间空1字
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抄送在主题词下行，左空1格，3号仿宋字体。抄送机关用逗号相隔，最未用句号
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主题词：××××××
印发时间与印发机关同行，右空1字，3号阿拉伯数字号字体
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×××××××× 200×年××月××日印发
主题词：文秘工作 公文 规范 通知
抄送：市委各部门，市人大常委会、市政协办公室，市人武部，
市法院、检察院，各办事处，各民主党派、人民团体、新
闻单位。